Seguro te ha pasado que estás escribiendo un correo electrónico, y justo cuando estás en el punto neurálgico del texto, salta una notificación en tu smartwatch que decides responder, transcurren unos segundos y recibes una llamada, al tiempo que tu asistente te entrega un mensaje de un cliente. Luego de atender los mensajes y la llamada, intentas retomar tu atención en el ordenador, pero al hacerlo te das cuenta que has olvidado que estabas escribiendo un e-mail.
Este es quizás uno de los mayores retos a los que nos enfrentamos hoy, en medio de tanta tecnología y fuentes de información y distracciones.
Y es que ya estudios científicos han desmitificado las ventajas que suponían ser multitareas, no solo han demostrado que atender varios asuntos de forma simultánea, afecta la memoria, sino además incide en la productividad y, por ende, en pérdida de dinero.
Así lo determinó el estudio de la Asociación Americana de Psicología, la APA, denominado: Multitasking: Switching costs, en el cual se concluyó que la multitarea representa una pérdida del 40 % del tiempo productivo mientras se pasa de una actividad a otra, lo que ha derivado en pérdidas anuales estimadas en 450 billones de dólares a escala global.
Y es que, aunque suene ilógico, tratar de hacer más tareas, en la práctica, implica obtener menos resultados, por una sencilla razón, si el cerebro está continuamente cambiando de tareas y focos de atención, se pierde tiempo, se incrementa el número de errores y merma la retención de la memoria.
Es la paradoja de la multitarea, tal como lo ha catalogado la revista Harvard Business Review. Esta prestigiosa publicación se dedicó a evaluar el grado de productividad de un trabajador multitarea y de otro concentrado en una sola tarea. En video quedó todo registrado y los resultados fueron reveladores.
El empleado multitarea solo fue productivo 33 % de su tiempo, en el cual sufrió cerca de 500 interrupciones irrelevantes, mientras que el empleado concentrado en una sola tarea a la vez, se mantuvo 85 % de tiempo productivo durante la jornada laboral de nueve horas y solo sufrió 277 distracciones breves durante su desempeño, a pesar de que cambio de tarea unas 300 veces.
Lo cierto es que en un mundo tan frenético y lleno de distracciones como el de hoy, el reto para mantenerse productivos y no perder tiempo, ni dinero es aprender a concentrar toda la atención en una tarea a la vez.
Pero, qué puedes hacer para lograrlo, y como ejemplo comparto contigo una serie de prácticas que yo suelo implementar a diario, la primera de ellas es disciplina, disciplina para respetar horarios y metodologías, entre otras, te recomiendo:
Apaga el teléfono antes de entrar a la actividad que has elegido como la más importante del día. Prográmalo durante ese lapso para que solo te puedan contactar las personas más cercanas en caso de emergencia.
No le temas a establecer en tu rutina un día a la semana de ayuno electrónico. Ya sea el sábado o el domingo, solo acércate a equipos como el kindle para leer un buen libro o tu dispositivo para escuchar tu playlist.
Pon horarios para leer y responder los correos electrónicos, sea una vez o dos veces al día.
Establécete tiempos de trabajo y de descanso por cada actividad, por ejemplo 50 minutos de foco en el trabajo y 10 minutos de descanso.
Entrena tu mente, haz conciencia para volver al presente cuando notes que te distraes.
Agrupa las tareas rutinarias que puedas culminar a cierta hora del día. Por ejemplo, enviar facturas, hacer presupuestos, prospectar o hacer llamadas telefónicas.
Lo fundamental es asegurarte de contar con un entorno, sin distracciones y en donde tengas el control sobre lo que estás haciendo en todo momento.
Ten en cuenta que una mente enfocada vive y disfruta plenamente el presente, se mantiene libre de preocupaciones y en control. Cuando logras anular las distracciones, tu concentración y creatividad no tendrá obstáculos y fluirá el pensamiento.
